Digitaler Reifegrad im Einkauf

Analysen aus dem Jahr 2017 im Bereich der Einkaufsabteilungen von 100 deutschen Firmen aus Industrie und Handel haben gezeigt, wie es um die Digitalisierung in diesem Bereich steht. Untersucht wurden mittelständische Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis 5 Mrd Euro. Ziel war es herauszufinden, inwieweit es bereits eine professionelle Basis für die Digitalisierung gibt. Um das Ergebnis kurz vorweg zu nehmen, der Mittelstand hat erheblichen Nachhol- und Optimierungsbedarf in den essentiellen Bereichen wie Vernetzung mit Lieferanten, Datentransparenz, Personalentwicklung und Agilität.

Beispielsweise ermöglicht ein digitaler Datenaustausch mit Lieferanten eine erheblich schnellere Interaktion und Kommunikation als es mit klassischen Mitteln möglich ist. 6 von 10 Einkäufern haben ihre Lieferanten segmentiert (z. B. ABC-Clustering), es fehlt aber die automatisierte Überwachung und stetige Aktualisierung dieser Segmentierung. Prognose- oder Analysewerkzeuge sind eine Seltenheit. Häufig anzutreffen ist die Excel-Fraktion, die mit einfache Mitteln versucht komplexe Zusammenhänge abzubilden und damit scheitert. Weit verbreitet ist auch der Einsatz von diversen einkaufsunterstützenden Tools, die aber nicht digital miteinander sprechen können. Damit werden redundante Datensilos aufgebaut, oder es versinken wertvolle Daten im Nirvana der Altsysteme. Über die erheblich Mehrarbeit aufgrund fehlender technologischer Unterstützung braucht man gar nicht erst nachzudenken. Diese klassisch gewachsenen Datenstrukturen müssen neu überdacht werden und die handelnden Personen müssen sich neu ausrichten. Denn Digitalisierung heißt auch Veränderung.

Der zukünftige Einkauf ist mehr als nur die Abteilung für die Preisverhandlung. Die elektronische Integration oder Anbindung von Lieferanten ermöglicht höhere Geschwindigkeit, Transparenz und Synergien. Der zukünftig hohe Automatisierungsgrad ermöglicht es die neuen Herausforderungen wie z. B. real-time Spend-Analysen und -Management zu betreiben. Wer bisher in und aus der Vergangenheit gelebt hat, bekommt nun Werkzeuge um in die digitale Zukunft zu schauen.

Erfolgreiche Digitalisierung mit Datentransparenz

Bei jeder Digitalisierung fallen Daten an. Steigt der Automatisierungs- und Digitalisierungsgrad, so fallen mehr Daten an. Wichtig ist es, sich dieser Daten bewusst zu sein und sie gewinnbringend ein zusetzen. Ein große Herausforderung ist die Datenqualität. Es ist von entscheidender Bedeutung, diese Qualität zu definieren, herzustellen und aufrecht zu erhalten. Dabei ist eine Vernetzung und Mitwirkung aller Beteiligten unabdingbar. Selbstverständlich müssen sowohl die elektronischen Systeme und Prozesse hierfür vorhanden sein. Oft fehlt es an beiden. Die essentielle Datentransparenz kann nur geschaffen werden, wenn dazu entsprechende System und Prozesse eingesetzt werden. Derzeit sind lt. Studie viele mittelständische Unternehmen noch nicht so weit und haben enormen Nachholbedarf.

Die folgenden zwei Grafiken zeigen wo handlungsbedarf besteht. Die erste Grafik zeigt, wie die Führungseben über die Beschaffungsaktivitäten in Form der Datentransparenz informiert ist.

Es zeigt sich, dass mehr als die Hälfte der Unternehmen nicht über alle relevanten Einkaufsdaten informiert sind. Das hat enorme Auswirkung auf die Steuerbarkeit und Meßbarkeit der Beschaffungsbereiche.

In der zweiten Grafik ging es um die Fragestellung, wie viele der acht einkaufsrelevanten Dokumentenarten in einer zentralen Datenbank existieren? Hier handelt es sich um Ausschreibungsdokumente, Lieferantenlisten, Angebote, Auswertungen, Verträge, Bestellungen, Spezifikationen, Protokolle).

Hier wird der bisher noch sehr niedrige Digitalisierungsgrad deutlich. Nur 5% der untersuchten Unternehmen kann vorweisen, dass sie nahezu alle relevanten Einkaufsdokumente in einer Datenbank abgelegt hat.

Digitale Kompetenzen beim Personal

Die Kompetenzausrichtung im Mittelstand war in der Vergangenheit auf operative Fähigkeiten ausgelegt. Es gibt bis dato noch zu wenig strategische Einkäufer mit entsprechenden relevanten Erfahrungen und spezifischem fachlichen und technischen Wissen. Auch das Wissen der Führungsebenen um diese Defizite ist noch schwach ausgeprägt. Der neue Mindset muss sich durch alle Personalbereiche und Ebenen ziehen. Oftmals sind die Anforderungen an moderne Einkäufer nicht bekannt oder definiert. In der neuen digitalen Welt von morgen übernimmt der Einkäufer eine Schlüsselposition im Unternehmen und muss in der Lage sein auf Augenhöhe mit Fachbereichen und Lieferanten zu sprechen. Dafür ist ein frühzeitiger Einblick (early involvement) in Projekte erforderlich und ein fachliches Themenwissen von Vorteil. Zukünftig sind zusätzlich interpersonelle Skills wie Moderationsfähigkeit gefragt. Der klassische Einkäufer wandelt sich zum kompetenten Einkaufsberater (Consultant) mit gut ausgeprägten sozialen Fähigkeiten und Verhandlungskünsten. Er muss fachlich und systemtechnisch versiert sein und kennt die Grundzüge von Datenanlysen.

Agiler Einkauf

Ein agiler Einkauf folgt einer übergeordneten Unternehmensstrategie und kann somit auf die Entwicklungen des Marktes und die internen Anforderungen schnell reagieren. Um jedoch agil zu werden bedarf es grundlegender Veränderungen sowohl im Mindset aller Mitarbeiter. Die kurzfristige Anpassungsfähigkeit, die das agile Handeln ausmacht, muss von Unternehmensstrukturen und Denkweisen unterstützt werden. Dabei muss jedem klar sein, dass eine solche Veränderung Zeit braucht. Erfahrene agile Coachs sprechen von einer Veränderungszeit von 1 – 2 Jahren.

Fazit

Der digitale Reifegrad von mittelständischen Einkaufsbereichen ist diversen Studie zur Folge am Anfang eines langen Weg in die digitalisierte Welt, wie wir sie bereits in weniger als 5 Jahren vorfinden werden. Eine Sensibilisierung für das Thema ist deutlich erkennbar. Für die zukünftige Wettbewerbsfähigkeit ist jedoch eine Beschleunigung der Unternehmensdigitalisierung erforderlich.

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